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南昌工程学院会计档案管理实施细则
2011-06-22 06:46  

第一条 为了加强我院会计档案工作的业务建设,不断提高会计档案的质量和管理水平,更好地为学校建设与发展服务,根据有关档案管理规定,特制定本细则。

第二条 会计档案工作的基本原则

(一)学校在财务管理和会计活动中直接形成的、具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,均属会计档案。

(二)会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确,便于利用。

(三)会计档案工作应纳入财务部门管理制度,纳入财务工作计划、规划,纳入财务部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时,要布置、检查、总结、验收会计档案工作。

(四)应把会计档案工作列入学校发展规划,在经费、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

(五)会计档案工作应逐步采用先进的管理技术手段,将所编制的会计档案数据贮入计算机中。大力开发会计档案信息,为我校会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
    第三条 归档范围

(一)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的会计材料必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(三)归档的会计材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的类型特点。

(四)归档的重点是会计活动中各阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的材料。具体包括:

1. 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2. 会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告(预算报表、统计报表、工资表等)。

4.其他类:上级有关财务会计工作的文件材料;学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件;有关财务管理方面的其他文件材料;银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料;会计档案移交清册;会计档案保管清册;会计档案销毁清册。

第四条 立卷及归档流程

(一)形成积累

1.计财处处长在制定财务计划时,要向会计经办人员布置形成积累会计档案材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

2.计财处的专(兼)职档案员,要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。
    (二)整理组卷的要求
    1.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容、价值、数量、保管期限分别整理组卷。
    2.按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
    3.各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷。
    4.案卷内文件有字的均应编页码,位置在非装订线一侧的右上角。
    5.卷内材料要去掉金属物,装订线外有字迹的应贴边,损坏的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
    6.卷内目录应用于永久、长期保管的案卷,按照格式用钢笔填写。"所在张次"只填每份文件的开始页码,最后一份文件填起止页码。
    7.备考表记载案卷内材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。
    8.案卷采用"三孔一线"的方法,粗线装订成册。卷内材料右边、下边整齐。在左侧装订。
    9.案卷封面应逐项填写清楚。标题要简明,确切地反映卷内材料内容,包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或粗尼龙笔书写,字迹工整清晰。
    10.对于未了结的债权债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案室保管到结清债权债务时为止。
    第五条 归档验收
   (一)当年会计档案应在次年的12月底前,由专(兼)职档案员将应归档的会计档案编制案卷目录,一式两份,送领导审核签字后连同案卷集中向院档案室移交。
   (二)移交会计档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。
   (三)档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同经办人员共同拆封整理,以分清责任。
    第六条 会计档案的管理
   (一)分类:按时间(年度)、名称(立卷内容)、保管期限(定期、永久)分类。
   (二)编目:
    1.在案卷卷脊上填写年度号、分类号、案卷号,封面填写档号。
    2.编制案卷目录、分类目录,分别为机打目录和手工检索目录。
   (三)鉴定和销毁:财会档案的鉴定、销毁程序和手续按国家有关规定执行。
    第七条 会计档案工作岗位责任制
      (一)计财处处长职责
    1.组织编制本部门工作规划、计划时要将财会档案作为一项重要内容纳入其中。
    2.制定本处人员立卷要求和部门管理制度,设立专兼职档案员负责本处会计档案工作,并监督承办人员执行。
    3.对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
    4.为本部门的专兼职档案干部开展工作提供必要条件。
   (二)计财处专、兼职档案干部职责
    1.在处长领导下协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
    2.对已收集积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。
    3.按分类逐卷登好目录,定期向档案室移交。
   (三)计财处会计人员职责
    1.按规定做好会计核算材料的收集、积累工作。
    2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
    3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。
    第八条 本细则由计财处负责解释。
    第九条 本细则自发布之日起施行。

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