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南昌工程学院财务借款、报销管理办法
2011-06-22 06:40  

第一条 为加强学校财政资金、科研基金、创收资金的管理,规范经济活动和财务行为,提高工作效率和资金的使用效益,根据国家、省、市的有关规定,并结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条 借款规定。

(一)借款的经费来源。所借款项必须有借款来源,即在学校有经费本的,可以开具三联经费单办理借款。

(二)借款人要求。借款对象为学校正式职工(含人事代理人员),不包括临时工和学生。

(三)为确保学校各种资金安全完整,借款一般要求本人亲自借,不允许他人代借。

(四)借款单上的各种项目必须填写齐全,经经费负责人签字后方可办理借款手续。

(五)对职工借款要坚持前款不清、后款不借的制度。

(六)认真执行经费包干制度,对超支单位一律不借款。

(七)正常借款每次单笔在5000元以上的,必须经计财处长审批签字。

第三条 报销的流程和手续。

教职工需办理报销业务的,持手续完备的报销单据,到财务处办理报销业务,经审核和制单后,先签名再领款。

(一)报销流程:

报销总体流程如下:

(二)报销手续

报销人员办理报销业务,必须取得合格的原始凭证。

1.原始凭证的基本要求是:

(1)报销的票据必须是符合国家财务制度规定的发票、行政事业统一的收款收据、内部结算收据。

(2)原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。原始凭证的内容必须真实、完整。

(3)从外单位取得原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章;自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章;对外开出的原始凭证,必须加盖本单位财务专用章。

(4)原始凭证上的任何一栏内容均不能任意涂改,凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。金额如出现错误不得更正,只能由原始凭证开出单位重新开具。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。

(5)借款冲账的业务与报销业务必须一致,不得借甲款用于乙项,借款冲账时其原始凭证仍需按正常审批程序审批签字。

2.原始凭证(报销单据)必须做到手续完备,要求如下:

(1)从外单位取得的原始凭证(差旅费的除外),单张的在背面必须要有三个人签名:经费负责人、经办人、验收(证明)人。

(2)办理出差、探亲等报销差旅费的(包括的士车票、市内车票、宿费、飞机票、火车票、船票、会务费等)必须按照以下规定办理:先到财务处领取“差旅费报销单”,按要求认真如实填写出差事由,并由经费负责人和出差人员签字;其相关的差旅费单据,由报销人按规定要求,均匀粘贴在“粘贴票据专用纸”上,并注明金额和张数,作为报销附件(可不另行签字),然后再办理报销。

(3)属于学校下达(或结算分配)给各单位的包干经费,财务处将统一开“经费使用控制本”,并交给经费使用单位管理。单位开支经费时,需带经费使用控制单,并经经费审批人签字后,方可到财务处办理财务手续。

(4)教职工因公需办理借款的,应先由经费负责人开具“南昌工程学院经费使用卡”(一式三联),借款人应自行填写:领款日期,付款科目名称,借款用途,借款金额大、小写,对方单位全称或开户行及账号,借款人单位名称,借款单位经费审批人,借款人。经费审批人和借款人不能为同一人。

(5)凡购买办公用品及文具用品的发票,必须随附具体物品的数量、单价、金额清单,并应有验收签名。汇总填开的发票,如:试剂、办公用品等需附销货单位清单,清单应加盖出票单位公章。

(6)凡购买应作固定资产管理的物品的报销(图书除外),须先经实验室与设备管理处办理固定资产验收交接或低值易耗品领用手续,并填写入库单,购买大宗设备还必须出具招标批文,以上有关单据文件等应于报销时一并交予财务出账。

第四条 报销审批范围及权限。

按照《南昌工程学院预算管理办法》第三章第九条之规定办理。

第五条 差旅费报销。

1.教职工出差差旅费报销办法具体见《南昌工程学院差旅费管理办法》。

2.港澳地区及国外公干差旅费报销标准按财政部、外交部财行[2001]73号文《临时出国人员费用开支标准和管理办法》执行。

3.探亲差旅费报销

(1)凡符合四年一次探亲条件的教职工(已婚探本人父母),探亲差旅费占本人职务(技术等级)工资与按国家规定比例计算的津贴30%内的部分,由个人自理,超过部分由学校负担。探亲人要填写“差旅费报销单”,由所在部门单位负责人在备注栏写明婚姻状况签名或盖章,经人事处审核后到财务处凭票报销。此费用不能事先办理请款。

(2)凡符合一年一次探亲条件的教职工(已婚探配偶或未婚探父母),由探亲人所在部门单位负责人在“差旅费报销单”备注栏写明婚姻状况后签名或盖章,经人事处审核后到财务处凭票报销。此费用不能事先办理请款。

(3)教职工探亲一般应选乘火车硬座,无火车的短距离路程才可选乘汽车。乘坐火车的(包括直快和广深线的空调软席车),不分级别,一律按硬席座位票报销。年满50周岁以上的男女职工并连续乘坐四十八小时以上的,可报销硬席卧铺费。

(4)乘坐海轮江轮的,一律按四等舱位船费(或比统舱高一等的舱位)报销;乘坐本省内河船舶的可按三等舱位费报销。超过规定等级的票价,由教职工自理。

(5)乘长途公共汽车及其他民用交通工具硬席座位的,按实凭据报销。

(6)探亲途中的市内交通费,可按照中转地点的交通起止站的公共汽车、电车和轮渡费,按实凭据报销。

(7)教职工探亲不得报销飞机票。因故乘坐飞机的,只能按实际相同里程的直线车船票(符合乘坐硬席卧铺条件的教职工,其报销票价按中铺票价)计算报销,超过部分由教职工本人自理。

(8)教职工探亲不得报销绕道路费。教职工探亲往返途中,须中途转车转船并在中转地住宿的,每中转一次,按一天的住宿费包干报销8元。

5.毕业来校报到差费报销

毕业生来校工作,报到时可报销100公斤行李快运费,火车硬座票,或轮船最低一级床铺(统舱)票,或普通长途汽车票。

第六条 学生生产实习费用报销。

1.生产实习所需往返的差旅费(包括市内、外),预借时先要填写“实习费请款单”,并据以填写差旅费报销单。

(1)市内:按市内公共交通工具往返车费据实核报。

(2)市外:要附上南昌到外地全部车船票,只报火车硬座票价,轮船只能按最低一级床铺(统舱)价格报销,按直线和人数计报;从学校往返车站路途,按市内的票价计算。

2.实习期间在市内午晚餐不能回校用餐的教师,每人中餐发给补助费25元,学生自理。

3.外地实习,教师按出差补助标准,住宿费用按正常出差住宿标准,学生不计发补助费,住宿费标准控制在50元以内。

4.付给接受实习单位的实习管理费,必须取得由接受单位财务部门开具的正式收款发票方可报销。已收取了实习管理费的单位,不得再收取指导实习人员及其他有关人员的讲课费等。

领取讲课费要填写“领款表”,由领款人签收,学院经费负责人审批,实习教师证明,盖学院公章,备注中写明标准、课时。

5.师生实习期间所需的材料、资料等杂项费用,以正式发票本着节约的原则,按实报销。

第七条 各种补贴报销。

(一)车辆改革补贴

按照《南昌工程学院用车改革方案》执行。

(二)加班费

按照或参考相关规定执行。

第八条 遗失票据报销规定。

(一)可取得原开出单位证明的遗失票据

凡因各类经济往来业务从外单位取得的票据(税务机关印制的发票或财政部门印制的收据)如有遗失,应向原开出单位取得盖有财务公用章的证明(可以是票据存根联复印件并加盖出票单位财务章),证明中要注明原开票据的号码、日期、金额和内容等。

具体报销方法:在实物或服务验收之后,取得了原开出单位盖有财务公用章的证明,同时附上遗失情况说明,经所在单位领导审核,签署意见并盖章后报送财务处,经财务处处长审批后,方可办理相应的报销手续。

凡票据遗失无法取得原开出票据单位证明的,除交通票据以外不得报销。

(二)无法取得原开出单位证明的遗失交通票据

凡因公出差、实验、实习及教职工探亲丢失交通票据(包括火车票、飞机票、汽车票及船票),无法取得原开出票据单位证明。可按规定的标准交通票价的50%报销,其余部分由丢失责任人自行负担。所报销的50%费用是以国家规定级别标准的交通工具及价款为基准。

具体报销方法:丢失交通票据的教职工或学生先由本人书面申请,申请中要说明遗失原因,乘坐的交通工具及标准,丢失票面价值。附会议通知或公务活动通知,由本部门、单位主要负责人(探亲由人事处负责)审核,签署意见并盖章后报送财务处,经财务处处长审批后,方可办理相应的报销手续。

第九条 其他报销。

(一)预领收据:为了方便广大教师及科研人员向对方收款,在现行财务制度允许的范围内可先填写“预领收据报告”,按规定的程序办理报批后,可以向财务处预领收据。但应及时将所收资金在规定的期限内交财务处,否则由收据领取人承担一切经济责任。

(二)汇总审批:为了简化签名手续,教职工在报销时,对同一性质、面额较小、张数较多的零星发票,可以填制一张“南昌工程学院费用汇总审批表”,审批表上签名齐全即可,无需每张发票签名。

(三)不见面报账、预约报账:如果教职工一次报销金额较大,票据较多且票据合法、签名手续齐全、报销事由清楚,经办人可以采用以下方法报销:

1.不见面报账。可以将报销票据暂放在财务科,财务审核于一定工作日内对报销单据审核无误以后,将电话通知报销人办理有关手续。

2.预约报账。报销以前,可以电话预约审核时间,由财务科安排专门审核人员在预约时间内为预约人提供服务。

(四)报探亲、医药费、学生教材结算等业务集中办理:为节约教职工及学生排队报销时间,提高工作效率,对探亲、医药费报销、学生教材结算由人事处、医院、教务处等部门通知统一办理时间,经业务部门审核后到财务科集中办理。

第十条 报销注意事项。

(一)各项经费开支严格执行“一支笔”的审批制度。财务人员据以办理报销业务的审批人为各单位(或各项目)的经费负责人或临时委托的代理人,其他人员签字无效。

(二)各类经费的开支用途应该真实,不得以任何理由假冒用途套取现金。

(三)严禁假冒他人的签名现象,一经发现,将按国家有关规定处理。

(四)各类经费(包括科研经费)的报销业务原则上应由本校教职工来财务处办理。临时工、学生一律不准予借款,如临时工、学生因工作、举办活动、外出实习等需要借款的,由负责该项工作的教职工为借款人,以明确经济责任。

(五)强化预算管理,严格执行预算计划。对无经费来源或超计划、超预算的报销业务,一概不予办理。

(六)严格控制现金支出,按国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定执行,可以支付现金的包括:工资、津贴、奖金、劳保福利、旅费、向个人收购农副产品和其他物质的价款、零星开支等。对于现金结算范围之外的款项支付,一律通过银行进行转账结算。支付lO00元以上(含1000元)的款项,必须通过支票转账结算。

(七)属于校内各非独立核算单位(即各学院、部、处、中心等)之间相互支付款项的事项,不准用现金。一律填写《南昌工程学院财务内部划账单》到财务处办理。

(八)请款应专款专用,借款人请款后,应尽快持发票或有关合法单据到财务处办理冲账手续,以免影响学校资金的周转与管理。

(九)当年的发票,应在当年办理报销,跨年的发票,一般不予报销。

(十)支票的有效期为10天,经办人需及时将支票交给对方单位或及时提现。

(十一)经办人在信汇时,要注明信汇内容、单位名称、开户账号、开户行、金额等。

第十一条 本办法自2010年12月1日起施行,原有关财务报销管理办法同时废止。本办法由计财处负责解释。

借款流程:

在校教职工(正式工)

经费使用三联单(红联)

由经借人、本部门负责人签字

差旅费借款

实习借款

维修经费借款

设备购置借款

科研经费委

外协作借款

填写差旅费请款单,注明出差地点、人员、天数;参加会议、考察、学习需附上通知复印件

填写实习经费请款单,注明实习地点、人数、天数,并需教务处签字。

附相关

维修合同

附:

1、合同审批流程图

2、合同

3、相关批件

(如:政府采购等)

提供科研处签章的合同

财务管理科

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